Actualizare CAEN Rev. 3 — ce trebuie să faci înainte de 25 septembrie 2026

Actualizat: iunie 2026 — reflectă legislația în vigoare la această dată: HG 284/2025 (MOf 257/25.03.2025), Ordinul INS 377/2024 (MOf 385/25.04.2024), Ordinul MJ 2938/C/2024 (MOf 1323/30.12.2024).

Pe scurt

Toate firmele, PFA-urile, întreprinderile individuale și familiale înregistrate înainte de 1 ianuarie 2025 trebuie să își actualizeze codurile CAEN de la Rev. 2 la Rev. 3 până la 25 septembrie 2026, conform HG 284/2025 — o obligație care vizează aproximativ 1,7 milioane de entități la nivel național. Procedura simplificată este gratuită la ONRC dacă păstrezi exact aceleași activități, iar certificatul de înregistrare nou se eliberează tot gratuit. După 25 septembrie 2026, orice altă modificare la registrul comerțului — schimbare sediu, asociat, denumire — va fi blocată până la actualizarea CAEN. Prin Formis, actualizarea costă 299 lei, fără taxă la registru pentru procedura simplificată.

Dacă firma ta a fost înregistrată înainte de 1 ianuarie 2025, ai pe lista de obligații o procedură pe care mulți antreprenori o ignoră până în ultima clipă: actualizarea codurilor CAEN de la Rev. 2 la Rev. 3. Termenul limită este 25 septembrie 2026, stabilit prin HG 284/2025 publicată în Monitorul Oficial nr. 257 din 25 martie 2025. Procedura este, în principiu, simplă — dar cu două capcane importante.

Articolul ăsta îți arată exact când e obligatorie actualizarea, ce se întâmplă dacă o amâni dincolo de termen, ce documente îți trebuie efectiv și care sunt cele patru căi prin care poți face procedura. La final ai claritate completă și un plan concret pentru firma ta.

Cine trebuie să actualizeze CAEN Rev. 3 și până când

Toate firmele și profesioniștii înregistrați în Registrul Comerțului înainte de 1 ianuarie 2025 cu coduri CAEN Rev. 2 trebuie să actualizeze obiectul de activitate la CAEN Rev. 3 până la 25 septembrie 2026. Termenul de 18 luni curge de la 25 martie 2025 — data publicării HG 284/2025.

Cine este obligat:

• SRL, SA, SNC, SCS, SCA — toate societățile comerciale
• PFA — persoane fizice autorizate (maxim 5 coduri CAEN, conform OUG 44/2008)
• Întreprinderile individuale (II) — maxim 10 coduri CAEN
• Întreprinderile familiale (IF)

Cine nu este obligat:

• Firmele înregistrate după 1 ianuarie 2025 — au primit direct coduri CAEN Rev. 3 la înființare și nu trebuie să facă nimic
• Firmele radiate, dizolvate sau în lichidare

Cadrul juridic complet: Ordinul Președintelui Institutului Național de Statistică nr. 377/2024 (publicat în MOf nr. 385 din 25 aprilie 2024) a stabilit noua versiune CAEN Rev. 3, în vigoare de la 1 ianuarie 2025. HG 284/2025 (publicată în MOf nr. 257 din 25 martie 2025) a fixat termenul de implementare de 18 luni. Ordinul Ministerului Justiției nr. 2938/C/2024 (publicat în MOf nr. 1323 din 30 decembrie 2024) reglementează procedura simplificată la ONRC.

Ce se întâmplă dacă nu actualizezi CAEN Rev. 3 până la 25 septembrie 2026

Legea nu prevede o amendă fixă direct pentru neactualizare, dar riscurile sunt reale și concrete, iar cel mai imediat se aplică deja în perioada de tranziție.

Blocajul oricărei alte modificări la ONRC

Dacă vrei să faci orice altă modificare la firma ta — schimbare de sediu social, adăugare sau retragere asociat, schimbare administrator, modificare denumire, majorare capital, prelungire sediu — registratorul ONRC va solicita prioritar actualizarea CAEN la Rev. 3. Practic, firma ta se blochează administrativ pentru orice operațiune până când faci actualizarea.

Această regulă se aplică deja în perioada de tranziție, nu doar după 25 septembrie 2026. Mulți antreprenori descoperă obligația abia când vor să schimbe sediul sau să adauge un asociat.

Riscuri contravenționale după termen

ONRC poate constata neconformitatea din oficiu și poate emite procese-verbale de contravenție direct, fără să fie necesară o sesizare exterioară. Amenda devine executorie dacă nu este contestată în 15 zile de la comunicare.

Probleme cu autorități și parteneri

După 25 septembrie 2026, autoritățile publice — ANAF, primării, instituții care emit avize — vor opera exclusiv cu coduri CAEN Rev. 3. Riscurile concrete: refuzul autorizațiilor, dificultăți la accesarea finanțărilor europene sau bancare, probleme la participarea la licitații publice, neconformități în certificatele constatatoare cerute de partenerii comerciali.

Coerența contractuală

Contractele comerciale, autorizările specifice și polițele de asigurare profesională fac de regulă referire la codurile CAEN ale firmei. După tranziție, codurile Rev. 2 vor apărea ca „inactive" în sistemele de stat, ceea ce poate genera neconcordanțe inutile între acte.

Procedura simplificată — când e gratuită și când nu

Costul la ONRC depinde direct de ce alegi să faci la actualizare. Există două situații distincte, cu costuri și documente complet diferite.

Situația 1 — Actualizare simplă (gratuită)

Folosești această cale când păstrezi exact aceleași activități, doar cu codurile reformulate conform Rev. 3. Tabelul oficial de corespondență Rev. 2 → Rev. 3 publicat de Institutul Național de Statistică indică pentru fiecare cod vechi noul cod sau noile coduri echivalente.

Documente necesare pentru SRL/SA:

• Cererea de înregistrare în registrul comerțului — Anexa 2a, secțiunea V punctul 8 (bifezi „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev. 3")
• Copie act de identitate al administratorului
• Împuternicire (dacă procedura este făcută de un reprezentant)

Documente necesare pentru PFA/II/IF:

• Cererea de înregistrare în registrul comerțului — Anexa 2b, secțiunea VII
• Copie act de identitate al titularului
• Împuternicire (dacă procedura este făcută de un reprezentant)

Costuri: Taxa la ONRC — 0 lei. Certificat de înregistrare nou — gratuit.

Termen de soluționare: 3 zile lucrătoare standard de la depunerea cererii complete.

Situația 2 — Actualizare cu modificarea obiectului de activitate

Folosești această cale când, pe lângă reformularea codurilor, vrei să elimini activități pe care nu le mai desfășori sau să adaugi unele noi. În acest caz, procedura nu mai este simplificată și nu mai este gratuită.

Documente suplimentare necesare:

• Hotărârea AGA sau Decizia asociatului unic prin care se aprobă modificarea
• Actul constitutiv actualizat
• Declarația pe propria răspundere privind autorizarea funcționării (Anexa 4)

Pentru această variantă se aplică tarifele standard ONRC pentru modificarea obiectului de activitate, iar termenul de soluționare poate fi mai lung.

În practică, am observat un pattern frecvent: firme cu coduri CAEN moștenite din 2010–2015, multe nefolosite niciodată, rămase „pentru orice eventualitate". Actualizarea Rev. 3 este momentul potrivit pentru curățenie. Fiecare cod CAEN păstrat este o declarație oficială că respecți condițiile legale pentru acea activitate — un control întâmplător pe un cod neîngrijit poate genera amenzi disproporționate.

Patru căi de a-ți actualiza CAEN Rev. 3

Există patru moduri legitime prin care îți poți face actualizarea, fiecare potrivit pentru un alt profil de firmă.

1. Personal, la ghișeul ONRC

Mergi singur la sediul Registrului Comerțului din județul tău, depui cererea pe hârtie și aștepți. Pentru actualizarea simplă, costul este zero — taxa la registru e zero, certificatul nou e gratuit. Avantajul: nu ai nevoie de semnătură electronică. Dezavantajul: drumuri repetate (depunere, eventuale completări la cerere, ridicare certificat) și risc ca cererea să se întoarcă cu observații dacă tabelul de corespondență a fost completat greșit.

2. Online, prin portalul ONRC

Procedura este integral digitală dacă ai semnătură electronică calificată. Sistemul îți propune o conversie a codurilor CAEN Rev. 2 către Rev. 3, însă atenție: în cazurile în care un cod vechi a fost divizat în mai multe coduri Rev. 3, conversia propusă poate include activități pe care firma ta nu le desfășoară efectiv. Verifici manual fiecare cod propus și confirmi sau corectezi înainte să trimiți cererea. Costul este tot zero pentru procedura simplificată.

3. Cu un avocat

Soluția potrivită când actualizarea se combină cu o restructurare mai amplă a obiectului de activitate, cu eliminarea unor coduri și adăugarea altora noi care necesită autorizări specifice. Avocatul redactează hotărârea AGA, actualizează actul constitutiv și asistă procedura.

4. Printr-o platformă online

Soluția potrivită când vrei un proces predictibil, complet digital, fără să gestionezi singur portalul ONRC sau riscul conversiei automate greșite. Verifici codurile actuale, primești recomandările pentru Rev. 3, generezi documentele și depui dosarul fără să te deplasezi.

Formis se înscrie în această a patra categorie: 299 lei, fără taxă la registru pentru procedura simplificată, dosar verificat înainte de depunere și pregătit prin colaboratori autorizați, cu certificatul livrat direct în dashboard.

Dacă vrei să rezolvi rapid, prin Formis actualizezi CAEN Rev. 3 cu 299 lei. Formularul îți ia 10–15 minute, dosarul se depune la ONRC verificat, iar certificatul de înregistrare apare în dashboardul tău.

Cât durează procedura de actualizare CAEN

Termenul legal de soluționare la ONRC este de 3 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii complete. În perioadele aglomerate — în special în lunile dinaintea termenului-limită — volumul cererilor crește semnificativ, iar termenele pot ajunge la 5–7 zile lucrătoare.

Pașii concreți prin Formis:

• Introduci codurile CAEN actuale ale firmei în formularul online (10–15 minute)
• Echipa Formis verifică tabelul de corespondență Rev. 2 → Rev. 3 pentru fiecare cod
• Dosarul este pregătit prin colaboratori autorizați și depus la ONRC
• ONRC analizează cererea în 3 zile lucrătoare standard
• Primești noul certificat de înregistrare direct în dashboardul Formis

O recomandare practică: nu lăsa actualizarea pentru august–septembrie 2026. Volumul cererilor către termenul-limită va crește exponențial, iar firmele care vor să facă alte modificări simultan (sediu, asociat, denumire) se vor lovi de cozi mai lungi exact la momentul cel mai sensibil.

Concluzie

Actualizarea CAEN Rev. 3 nu este o procedură complicată în sine, dar este o piesă obligatorie pe care nu o poți evita dacă vrei să-ți păstrezi firma operațională la ONRC. Cu cât amâni mai mult, cu atât crește riscul ca o altă modificare urgentă (un nou sediu, o adăugare de asociat) să fie blocată exact când ai nevoie să o faci rapid.

Pentru majoritatea firmelor, actualizarea simplă — păstrarea acelorași activități, doar cu codurile reformulate — este suficientă. Este gratuită la registru, durează 3 zile lucrătoare și se poate face fără modificarea actului constitutiv. Singura situație care complică lucrurile este atunci când vrei să faci, în același timp, o curățenie a codurilor — eliminare de activități nefolosite sau adăugare de coduri noi.

Dacă vrei un proces complet digital, cu dosarul verificat înainte de depunere și fără să gestionezi singur portalul ONRC, recomandarea e simplă: rezolvă acum, până nu se aglomerează termenul.

N-am cunoscut niciun antreprenor care să fi regretat că a actualizat CAEN prea devreme. Am cunoscut destui care au regretat că nu au făcut-o când aveau liniște. Procedura simplificată durează 3 zile și costă zero lei la ONRC — singura resursă pe care o consumi efectiv e atenția de 15 minute să verifici tabelul de corespondență. Tot ce vine după amânare costă mai mult: mai mult timp, mai mult stres, mai multă birocrație aglomerată în septembrie.

Actualizare CAEN Rev. 3 prin Formis — 299 lei, fără taxă la registru.

→ Pornește actualizarea | formis.ro/servicii/