POLITICA DE UTILIZARE A MODULELOR COOKIE ȘI A TEHNOLOGIILOR SIMILARE DE URMĂRIRE

Prezenta Politică explică modul în care FORMIS DIGITAL S.R.L. („Formis", „noi") utilizează cookie-uri, pixeli, balize web (web beacons), SDK-uri, local și session storage, fingerprinting și alte tehnologii similare atunci când accesați platforma formis.ro și subdomeniile asociate (denumite în continuare „Platforma").

Această Politică completează Termenii și Condițiile și Politica de Confidențialitate ale Formis, cu care formează cadrul integrat de informare privind prelucrarea datelor.

Politica respectă următoarele acte normative:

• •Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR);
• •Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice (transpunere a Directivei ePrivacy 2002/58/CE);
• •Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR în România;
• •ghidurile Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) și ale European Data Protection Board (EDPB) privind cookie-urile și consimțământul.

FORMIS DIGITAL S.R.L.

• •Denumire: FORMIS DIGITAL S.R.L
• •Sediu social: București, str. Jiului nr. 144, ap. 22, etaj 4, Sectorul 1
• •Cod unic de înregistrare (CUI): 44077928
• •Număr de ordine în Registrul Comerţului: J2025036197009
• •E-mail general: [email protected]
• •E-mail dedicat protecției datelor: [email protected]

În cuprinsul prezentei Politici, FORMIS DIGITAL S.R.L. este denumită „Formis", „Operatorul" sau „noi".

3.1. Cookie-urile

Cookie-ul este un fișier de mici dimensiuni, format din litere și numere, stocat pe dispozitivul utilizatorului (computer, telefon mobil, tabletă) la accesarea unei pagini web. Cookie-ul este instalat prin solicitarea emisă de un web-server către browserul utilizatorului (Chrome, Firefox, Safari, Edge etc.) și este complet „pasiv" — nu conține programe software, viruși sau spyware și nu poate accesa informațiile stocate pe hard-driverul utilizatorului.

Cookie-urile permit serverului să recunoască browserul utilizatorului la o vizită ulterioară și pot stoca informații care au, în anumite cazuri, caracter personal (identificator de sesiune, preferințe, istoric de navigare).

3.2. Tehnologii similare utilizate de Formis

Pe lângă cookie-urile clasice, Platforma — fiind o aplicație de tip SaaS cu fluxuri complexe (cont, dashboard, generare documente) — utilizează tehnologii moderne, în special:

• •Local Storage și Session Storage (HTML5) — pentru stocarea datelor direct în browser (de exemplu, stadiul completării unui formular de înființare SRL/PFA, draft-uri de documente, preferințe de afișare). Local Storage persistă între sesiuni; Session Storage se șterge la închiderea filei/browserului;
• •Pixeli și balize web (web beacons / tags) — bucăți mici de cod care permit măsurarea eficienței campaniilor de marketing și înțelegerea modului de interacțiune cu Platforma și cu e-mailurile transmise;
• •SDK-uri integrate în aplicații pentru funcții specifice (analiză, AI, identificare electronică);
• •Identificatori de dispozitiv și browser fingerprinting — utilizate strict în scop anti-fraudă și de securitate, în limitele legii;
• •Cache local și IndexedDB — pentru optimizarea performanței și funcționarea offline parțială.

În scopul prezentei Politici, toate aceste tehnologii sunt denumite generic „cookie-uri", cu excepția cazurilor în care se face precizare expresă.

4.1. După durată

• •Cookie-uri de sesiune — au durată temporară, limitată la sesiunea în care vizitați Platforma; se șterg automat la închiderea browserului;
• •Cookie-uri permanente (persistente) — rămân stocate pe dispozitiv și după închiderea browserului, până la expirare sau până la ștergerea manuală.

Durata maximă a cookie-urilor utilizate pe Platforma Formis este, de regulă, 24 de luni, cu excepțiile prevăzute în tabelul de la Secțiunea 6.

4.2. După origine

• •Cookie-uri proprii (first-party) — plasate direct de Formis prin domeniul formis.ro;
• •Cookie-uri terță parte (third-party) — plasate de terți (Google, Meta, Stripe, furnizori AI etc.) prin scripturi integrate în Platformă. Aceștia gestionează cookie-urile conform politicilor proprii.

Utilizăm patru categorii principale, în concordanță cu standardele europene și ghidurile ANSPDCP:

A. Cookie-uri strict necesare (esențiale)

Aceste module sunt indispensabile pentru funcționarea tehnică a Platformei. Fără ele nu puteți naviga, autentifica, genera documente sau efectua plăți.

Conform legii (art. 4 alin. (5) lit. a) Legea nr. 506/2004 și Considerentul 30 GDPR), cookie-urile strict necesare NU necesită consimțământul prealabil al utilizatorului și nu pot fi dezactivate prin panoul de preferințe.

Scopuri:

• •autentificare utilizator și menținerea sesiunii;
• •securitatea sesiunii (anti-CSRF, prevenirea hijacking-ului);
• •balansarea încărcării serverelor (load balancing);
• •procesarea plăților și conformitatea cu standardele PCI-DSS;
• •prevenirea fraudelor și a atacurilor automate (anti-bot, captcha);
• •păstrarea preferinței privind acordul cookie-urilor;
• •funcționarea coșului de cumpărături și a fluxului de comandă.

B. Cookie-uri funcționale și de serviciu

Aceste module permit Platformei să rețină alegerile făcute și să ofere funcționalități avansate, inclusiv automatizările bazate pe AI și OCR.

Aceste cookie-uri necesită consimțământul prealabil, cu excepția celor strict necesare funcționării unui Serviciu solicitat expres (de exemplu, finalizarea unui flux KYC inițiat de Client).

Scopuri:

• •memorarea limbii preferate, a opțiunilor de afișare (dark/light mode), a preferințelor de notificare;
• •păstrarea draft-urilor de formulare neterminate, pentru reluarea ulterioară a fluxului;
• •funcționarea Asistentului virtual (Chatbot AI) și păstrarea istoricului conversației în sesiunea curentă;
• •operarea tehnologiilor de OCR (preluarea automată a datelor din actele de identitate);
• •funcționarea proceselor de identificare electronică (eKYC) conform Legii nr. 129/2019;
• •integrarea conținutului video sau interactiv (tutoriale, ghiduri).

C. Cookie-uri de performanță și analiză

Ne ajută să înțelegem cum interacționează utilizatorii cu Platforma, pentru a identifica erori, a măsura performanța și a optimiza experiența. Datele colectate sunt, de regulă, agregate și pseudonimizate și nu permit identificarea individuală a utilizatorilor.

Aceste cookie-uri necesită consimțământul prealabil.

Scopuri:

• •măsurarea traficului total și pe paginile individuale;
• •identificarea celor mai accesate Servicii (SRL vs. PFA vs. modificări vs. radieri etc.);
• •detectarea paginilor lente sau care generează erori;
• •analiza fluxurilor de conversie (cum trece un utilizator de la vizită la comandă);
• •înregistrarea heatmaps și a session replays (cu blurarea câmpurilor sensibile);
• •monitorizarea performanței tehnice a aplicației și a serverelor.

D. Cookie-uri de marketing și publicitate (targeting)

Permit afișarea de reclame relevante pe alte site-uri și platforme de socializare, măsurarea eficienței campaniilor noastre de publicitate și gestionarea audiențelor personalizate.

Aceste cookie-uri necesită consimțământul prealabil expres.

Scopuri:

• •crearea de profiluri publicitare (fără identificare directă prin nume);
• •retargeting (afișarea de reclame Formis după ce ați părăsit Platforma);
• •măsurarea conversiilor din campanii (Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads, TikTok Ads);
• •crearea de audiențe personalizate (Custom Audiences) și similare (Lookalike Audiences) pe baza adresei de e-mail (în formă hash-uită) sau a comportamentului pe Platformă;
• •atribuirea conversiilor între dispozitive (cross-device tracking);
• •A/B testing al materialelor publicitare;
• •analiza eficienței canalelor de marketing.

Lista de mai jos este exemplificativă, fiind actualizată periodic în funcție de tehnologiile integrate. Pentru lista completă și actualizată în timp real, consultați panoul de preferințe cookie-uri din bannerul de consimțământ al Platformei.

6.1. Categoria A — Strict necesare

6.2. Categoria B — Funcționale și de serviciu

6.3. Categoria C — Performanță și analiză

6.4. Categoria D — Marketing și publicitate

Platforma integrează servicii furnizate de terți pentru funcționalitățile descrise mai sus. Acești furnizori pot plasa cookie-uri proprii (third-party cookies), iar Formis nu are control direct asupra modului în care aceștia utilizează informațiile colectate.

7.1. Categorii de parteneri

Pentru detalii suplimentare privind subîmputerniciții și transferurile internaționale, consultați Politica de Confidențialitate, secțiunile 10 și 11.

7.2. Politicile furnizorilor terți

Pentru fiecare furnizor terț, prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu propria sa politică de confidențialitate. Vă recomandăm să consultați direct aceste politici:

• •Google: https://policies.google.com/privacy
• •Meta (Facebook, Instagram): https://www.facebook.com/policy.php
• •LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
• •TikTok: https://www.tiktok.com/legal/privacy-policy
• •YouTube: https://policies.google.com/privacy
• •Stripe: https://stripe.com/privacy

7.3. Transferuri în afara UE/SEE

Anumiți furnizori (în special cei din SUA — Google, Meta, OpenAI, Anthropic, Stripe etc.) pot procesa datele în afara UE/SEE. Aceste transferuri se realizează în baza:

• •Deciziilor de adecvare ale Comisiei Europene (de exemplu, EU-US Data Privacy Framework pentru furnizorii certificați);
• •Clauzelor Contractuale Standard (SCC);
• •altor garanții prevăzute de art. 46 GDPR.

Detalii suplimentare sunt prezentate în Politica de Confidențialitate, secțiunea 11.

Platforma utilizează serviciile Stripe pentru procesarea securizată a plăților cu cardul. Stripe plasează cookie-uri considerate strict necesare (categoria A), pentru:

• •prevenirea fraudei și detectarea tranzacțiilor suspecte în timp real (Stripe Radar);
• •asigurarea conformității cu standardele europene SCA (Strong Customer Authentication / 3D Secure);
• •procesarea autentificării bancare a Clientului;
• •conformitatea cu reglementările PSD2 și PCI-DSS.

Important: Blocarea acestor cookie-uri din browser determină eșuarea tranzacției și imposibilitatea achiziționării Serviciilor Formis.

Datele cardului bancar nu sunt stocate de Formis și sunt procesate exclusiv de Stripe, conform politicii sale de confidențialitate (https://stripe.com/privacy).

9.1. Cookie-uri ale Asistentului virtual

Pentru funcționarea Asistentului virtual integrat în Platformă, sunt utilizate cookie-uri și tehnologii care:

• •mențin contextul conversației pe parcursul sesiunii;
• •transmit conținutul mesajelor către Furnizorul Tehnologic Terț al modelului AI (precum OpenAI, Anthropic, Google sau alți furnizori similari) pentru generarea răspunsului;
• •permit îmbunătățirea Asistentului prin analize agregate.

Avertisment: nu introduceți în Asistentul virtual date sensibile, parole, credențiale, date bancare sau alte informații confidențiale. Pentru detalii privind funcționarea, transferurile, stocarea conversațiilor și exonerarea de răspundere, consultați Politica de Confidențialitate, secțiunea 6 și Termenii și Condițiile, Capitolul VI.

9.2. Cookie-uri OCR

Pentru pre-completarea automată a formularelor pe baza datelor extrase din actele de identitate sau alte documente, Platforma utilizează tehnologie OCR furnizată de Furnizori Tehnologici Terți. Cookie-urile aferente facilitează transmiterea imaginilor către aceștia și recepția datelor extrase.

9.3. Cookie-uri eKYC

Procesul de identificare electronică a Clientului, conform Legii nr. 129/2019, implică plasarea de cookie-uri specifice pentru:

• •inițierea și menținerea sesiunii de identificare;
• •transmiterea fotografiei sau înregistrării video către furnizorul de identificare electronică;
• •validarea rezultatului și sincronizarea cu Contul Clientului.

Aceste cookie-uri sunt necesare exclusiv în cazul în care Clientul a inițiat un proces KYC și nu se activează în alte scenarii de utilizare a Platformei.

A. Strict necesare

Art. 4 alin. (5) lit. a) Legea nr. 506/2004 — necesitate strictă pentru furnizarea serviciului societății informaționale solicitat expres de utilizator. NU se cere consimțământ.

B. Funcționale

Art. 4 alin. (5) lit. a) Legea nr. 506/2004 (pentru funcționalități solicitate expres) sau Art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR — consimțământ (pentru funcționalități neesențiale).

C. Analiză

Art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR — consimțământ.

D. Marketing

Art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR — consimțământ.

Pentru categoriile B (parțial), C și D, consimțământul este solicitat prealabil plasării cookie-urilor, prin bifarea expresă a opțiunii relevante în bannerul de consimțământ. Bifa nu este pre-bifată.

11.1. Bannerul de consimțământ

La prima vizită pe Platformă, vă este prezentat un banner de consimțământ care vă permite să:

• •acceptați toate cookie-urile;
• •respingeți cookie-urile neesențiale (păstrând doar categoria A);
• •personalizați alegerea pe categorii (B, C, D), prin acces la panoul detaliat de preferințe.

Cookie-urile din categoriile B (neesențiale), C și D nu sunt plasate până la momentul exprimării consimțământului dvs.

11.2. Modificarea ulterioară a preferințelor

Vă puteți modifica oricând opțiunile prin:

• •link-ul „Preferințe cookie-uri" disponibil permanent în footerul Platformei;
• •panoul de preferințe din setările Contului dvs. (dacă sunteți autentificat);
• •ștergerea cookie-urilor din browser și re-vizitarea Platformei (caz în care bannerul va apărea din nou).

11.3. Retragerea consimțământului

Retragerea consimțământului se realizează la fel de simplu ca acordarea sa. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate anterior. După retragere, cookie-urile vizate vor fi dezactivate în următoarele sesiuni; cookie-urile deja plasate pot fi șterse manual din browser.

11.4. Gestionarea cookie-urilor din browser

Puteți, de asemenea, configura browserul să blocheze sau să șteargă cookie-urile:

• •Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647
• •Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/ro/kb/cookies
• •Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/ro-ro/help/4027947
• •Safari (macOS / iOS): https://support.apple.com/ro-ro/guide/safari/sfri11471/mac

Pentru a opta să nu mai fiți urmărit de Google Analytics, puteți instala extensia oficială: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

11.5. Semnalul „Do Not Track" (DNT)

Browserele moderne pot transmite un semnal „Do Not Track". În prezent, nu există un standard universal acceptat privind răspunsul la acest semnal; Formis vă invită să utilizați panoul de preferințe pentru un control granular.

În legătură cu prelucrarea datelor prin intermediul cookie-urilor, beneficiați de drepturile prevăzute de GDPR:

• •dreptul de acces;
• •dreptul la rectificare;
• •dreptul la ștergere;
• •dreptul la restricționarea prelucrării;
• •dreptul la portabilitate;
• •dreptul de opoziție;
• •dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată;
• •dreptul de a vă retrage consimțământul;
• •dreptul de a depune plângere la ANSPDCP (B-dul G-ral Gh. Magheru 28-30, Sector 1, București; [email protected]; www.dataprotection.ro).

Pentru detalii complete privind drepturile și modul de exercitare, consultați Politica de Confidențialitate, secțiunile 18 și 19.

Ne rezervăm dreptul de a modifica această Politică pentru a reflecta:

• •integrarea de noi tehnologii, servicii sau parteneri (canale de social media, furnizori KYC, OCR sau AI);
• •evoluții legislative;
• •recomandări ale autorităților de supraveghere.

Versiunea actualizată va fi publicată pe Platformă, cu indicarea datei ultimei actualizări. Pentru modificări substanțiale care implică noi categorii de cookie-uri sau noi furnizori, vă vom solicita un consimțământ nou.

Vă recomandăm să consultați periodic această pagină.

Pentru întrebări, solicitări sau exercitarea drepturilor privind cookie-urile și tehnologiile similare:

FORMIS DIGITAL S.R.L.

• •Adresă: București, str. Jiului nr. 144, ap. 22, etaj 4, Sectorul 1
• •CUI: 44077928
• •E-mail: [email protected]